Bonjour à toutes,

Me revoilà pour de nouvelles péripéties.

Aujourd'hui j'aimerais aborder le thème très spécifique de la facturation dans le cadre des marchés publics et plus particulièrement des difficultés que nous, pauvres assistantes, avons à récupérer notre dû. En effet, les particularités rattachées à ces marchés publics peuvent parfois être bloquantes et on peut se retrouver quelque peu démunie dans certains cas.

Préambule :

Les marchés publics ont la particularité d'être "révisables" (pas toujours cependant).

En effet, pour compenser la durée des contrats et les variations du coût de l'euro, l'Etat a prévu un système de révision des prix, se calculant grâce à des indices, publiés sur le site du Moniteur (et certainement ailleurs). Ainsi, chaque marché révisable signé est associé à un mois appelé "de référence". Si l'indice du mois de l'émission de la facture est plus élevé, alors notre phase de mission s'en trouvera augmentée, si, au contraire, l'indice baisse (ce qui arrive), alors notre phase de mission s'en trouvera réduite.

C'est un peu rébarbatif, je dois l'admettre, mais le but de cet article n'étant pas de former nos chères assistantes, je vais passer à la suite ! ^^

Si le principe des révisions est relativement bien encadré par l'Etat, le mode de calcul souffre tout de même d'une interprétation parfois... alambiquée de la part de nos chers Maîtres d'Ouvrage. Quand certains nous imposent la facturation des révisions systématique, d'autres préfèrent qu'elles ne soient facturées qu'annuellement voire en fin d'études et à la réception du bâtiment.

Souci n°1 : avoir l'information sur les modalités de facturation des révisions au préalable étant quasi impossible, il faut souvent émettre sa première facture et... attendre désespérément le retour de la paierie. Retour que nous n'avons généralement que quelques mois après lorsque nous relançons nos factures impayées.

Souci n°2 : nous constatons en faisant notre rapprochement bancaire que le montant payé n'est pas exactement le montant facturé. Votre très cher Maître d'Ouvrage a certainement dû modifier votre situation, la passer au mandatement et a "oublié" de vous en transmettre une copie pour information. Du coup vous êtes obligée de lui courir après, jusqu'à ce qu'il vous réponde qu'à 3 euros près, il ne voyait pas le problème. Ou qu'il ne vous réponde pas du tout.

Lorsque ça vous arrive genre, en phase APD et que vous savez que vous avez un décalage entre le montant précédemment facturé et le montant précédemment payé : bon courage pour la suite du projet !

Passons sur les révisions et entrons dans le vif du sujet avec les relances en général.

Déjà, en tant qu'assistante de BE, j'attends toujours environ 120 jours après l'émission de ma facture avant de relancer. En effet, je ne suis que rarement en copie du courrier d'envoi de ma note d'honoraires au client, je ne sais donc pas vraiment quand est-ce que le maître d'ouvrage la reçoit. (c'est un des premiers problèmes).

Mesdames assistantes d'architectes, si vous pouviez penser à prévenir vos co-traitants de l'envoi de leurs notes d'honoraires, je suis sûre qu'ils vous remercieraient ! ;)

1. Le simple retard de paiement

Donc, 120 jours après l'émission de ma facture, je fais une première relance téléphonique auprès de mon client. Généralement, ça se passe bien. Mes interlocuteurs me disent que "c'est pré-mandaté, appelez la paierie pour en savoir plus". Généralement, quelques jours (maximum 15 / 20) après, j'ai la visibilité sur le virement.

Malgré tout, mes délais de paiement sont franchement hors cadre légal, puisque normalement, le délai maximal est de 90 jours...

2. Le souci "technique"

Dans certains cas, ma facture est bloquée :

• Soit parce qu'ils n'ont pas reçu ma facture ;
• Soit parce que j'ai facturé une phase qui n'était pas encore validée ;
• Soit parce que le Maître d'Ouvrage veut attendre qu'on ait résolu un problème qui n'a rien avoir avec ma facture mais soit, le chantage ça fonctionne ^^
• Soit parce que la facture est erronée, que ce soit sur le fichier de révisions, le montant d'une phase, ou un montant précédemment payé non mis à jour...

Dans tous les cas, généralement, les maîtres d'ouvrage ne préviennent pas. Ils attendent sagement qu'on les relance.

3. Les causes diverses

Ce sont ces causes diverses qui sont les plus compliquées à identifier.

Généralement, les factures peuvent rester en souffrance quelques mois avant que nous puissions joindre la personne ad'hoc. Tout simplement parce qu'elle filtre les appels ou qu'elle n'a pas le temps ! Le souci avec ce genre de comportement, c'est que les solutions de repli sont minces.

Après deux appels téléphoniques sans retour, généralement, je fais un email. Puis je prépare un courrier recommandé, mais très light. Si ce courrier reste sans réponse, j'en prépare un second, sous forme de mise en demeure et (si je suis très énervée) en les menaçant d'appliquer les pénalités de retard prévues au contrat. Toutefois, quand j'en suis arrivée là, je deviens très pessimiste quant à la possibilité de récupérer la somme facturée.

Si dans les faits, quasiment tous les contrats de maîtrise d'oeuvre prévoient des pénalités de retard pour le Maître d'Ouvrage quand il ne règle pas les notes d'honoraires, il est très compliqué, voir quasiment impossible de les appliquer sans mettre un terme aux bonnes relations commerciales... Et nous savons que perdre un maître d'ouvrage peut mettre en péril certaines structures.

Et vous ? Comment faîtes-vous pour relancer vos factures ? Avez-vous des solutions miracles ? Avez-vous été confrontée aux pénalités de retard ?