Toujours dans la même série, abordons un autre point qui fâche : les documents demandés par le MO !

Un point qui a le don de nous hérisser les poils dès la lecture du règlement de consultation... et coup de massue final quand on ouvre le document, allant du "ohhh" au "ah non mais c'est pas vraiiiiiiiii !!!!" au fur et à mesure de nos découvertes... dont le fameux "ah tiens, il faut un BET acoustique ?"

Bref, si un maître d'ouvrage passe par là, ...

Documents à compléter

Chers maîtres d'ouvrage, fournissez systématiquement actes d’engagement, tableaux de synthèse etc. dans un format éditable ! Ne sommes-nous pas sensés construire une relation de confiance ?

Imaginez, par exemple, notre embarras pour compléter ces documents prévus pour trois cotraitants quand nous sommes quatre … ou lorsque nous sommes dans l’incapacité de remplir un tableau dont les cellules ont été verrouillées par erreur !

Évitez les redondances des informations entre les tableaux Excel / Word / PPT : on pourrait tellement mieux utiliser notre temps si on ne devait pas constamment faire des copier/coller !

Documents à remettre

Établissez une liste précise, cela évitera qu’on en mette des tartines dans l’espoir de vous épater, ou par peur qu’il manque quelque chose ! 

Je ne peux que vous encourager à demander la fourniture d’un DUME (entré en vigueur en janvier 2016, n’hésitez pas à l’utiliser) ou DC2 complet. Vous aurez tout à loisir d’exiger des heureux candidats retenus leurs attestations et autres certificats officiels à jour. 

Et si vous êtes tenté d’élaborer toutes sortes de tableaux de synthèse, jetez un œil à la charte qui propose des modèles compilant déjà les informations essentielles.

À vous qui me lisez peut-être, si ces quelques mots vous parlent
et que vous envisagez de repenser vos méthodes, MERCI :)

J'ai appris hier soir l'existence de nouveaux formulaires DC1 et DC2 (merci Fiona !)...

Je vous avoue que je n'ai pas encore pris le temps de regarder ce qui avait changé depuis la dernière version, mais il me semble que ça concerne surtout l'accès à des "documents de preuve disponibles en ligne" pour le DC1.
Quant au DC2, il  y a "un peu plus" de modifications (pour rester polie)... 

Bonne découverte ;)

• Télécharger « DC1-2016.doc »
• Télécharger « notice-dc1-2016-2.pdf »
• Télécharger « DC2-2016.doc »
• Télécharger « notice-dc2-2016-2.pdf »

Et si vous utilisez M2BPO, intégration en cours :)

Chers Maîtres d’Ouvrage,

À vous qui faites la pluie et le beau temps au sein des agences,
À vous qui passez des dizaines d’appels d’offres par an, ou au contraire qui en faites très ponctuellement,

Vous n’imaginez sûrement pas l’incompréhension et la frustration que peuvent susciter vos annonces auprès des assistantes d’architectes !

Une réponse bien faite à un appel d’offres provient généralement d’une agence avec un secrétariat de qualité. Soyons francs, les architectes ont rarement le temps de répondre eux-mêmes aux annonces qu’ils sélectionnent.

Quand vous exigez des documents tous aussi tordus les uns que les autres, ce sont les assistantes que vous rendez chèvres :

Des assistantes qui doivent à longueur de journée remplir des tableaux différents mais reprenant quasiment tous les mêmes informations –quand vous ne demandez pas des informations auxquelles elles n’ont pas accès ! (Et là, je pense à tous ces tableaux où il est demandé le montant des honoraires de la Maîtrise d’Œuvre et/ou de l’architecte, les surfaces SHON/SHAB/SDP, le nom et n° de téléphone du Maître d’Ouvrage de la salle des fêtes de Trifouillis-les-Oies qui a certainement changé depuis les dernières élections, etc.)

Des assistantes qui sans cesse subissent les délais toujours plus courts que vous nous imposez entre la publication de l’annonce et la réception des candidatures.
Batailler pour trouver une équipe cohérente (surtout quand vous imposez l’exclusivité !), recevoir les dossiers des bureaux d’études, élaborer et compiler les documents, et renvoyer le tout dans les délais impartis nous impose une sacrée gymnastique quand on ne dispose que de deux semaines !
Combien de fois avons-nous dû recevoir des dossiers par mail et les imprimer en catastrophe pour un envoi en express (coûteux !), la date limite étant fixée au lendemain ? Et que dire des fois où notre dossier arrive hors délais ?!
Laissez-nous le temps de travailler autrement que dans l’urgence, et de vous rendre un dossier qualitatif.

Des assistantes qui envoient généralement une quinzaine de dossiers par mois, geste souvent vain au vu des taux de sélection d’un marché qui a vu passer la crise ; les petites structures se faisant concurrencer par de grosses agences qui viennent désormais répondre aux mêmes marchés …

Je ne vous cache pas que le découragement nous atteint parfois au détour d’une annonce que nous pourrions qualifier de « chiante ».
Avec l’expérience, on les repère vite, et c’est la mort dans l’âme que nous devons constituer équipe et dossier. Ce qui était un jeu en début de carrière devient le point noir de notre métier, et nous nous prenons à rêver d’un poste où nous n’aurions pas à répondre aux appels d’offres.

Cela donne parfois lieu à des scènes comiques où l’on invoque le Dieu des AO :
« Pitié, faites que mon boss ne veuille pas répondre à cette candidature toute pourrie ! Si on ne fait pas celle-là, promis je m’applique particulièrement sur la prochaine ! »

Et on met le paquet avec le boss, en lui sortant LES arguments, air de rien : « Alors Trifouillis-les-Oies, tu sais, c’est dans le XXX, près de {grosse-ville-qui-n’en-est-pas-une}. Enfin, ce n’est pas juste à côté, hein. En TER c’est 3h10, et après tu en as pour 80 km en voiture de location. C’est loin mais c’est jouable. C’est juste une question de temps et de budget. Par contre il y a exclusivité et il faut un ergonome et un BET dépollution. Ah bon, tu ne veux pas qu’on la fasse finalement ? C’est dommage… mais je comprends c’est plus raisonnable ! »

L’Ordre des Architectes d’Île-de-France (CROAIF) avait publié en octobre 2012 une charte listant 9 conseils à l’attention des maîtres d’ouvrage souhaitant organiser une consultation d’architectes, qu’il {introduisait} en ces termes :
«Faciliter l’acte de candidature, adapter les critères de sélection, adopter les procédures adéquates, sont autant de moyens d’assurer une sélection de qualité tout en permettant la plus grande diversité. C’est pour les maîtres d’ouvrage un gain de temps et d’efficacité, et la promesse de projets de qualité ; c’est pour les architectes, la possibilité de valoriser leurs compétences au service de la qualité architecturale.»

Le Conseil National de l’Ordre des Architectes (CNOA) a renchéri en publiant en mai 2016, et en partenariat avec le CAUE, la MIQCP et le Ministère de la Culture, « Le mini-guide pour bien choisir l’architecte et son équipe », pointant notamment l’importance d’une programmation préalable et d’une procédure cohérente avec le marché.
La brochure met les pieds dans le plat et ne manque pas de rappeler que le recours aux procédures adaptées via un choix sur appels d’offres « a pour effet le choix préférentiel de l’équipe sous-qualifiée et moins chère, le dumping des honoraires, des économies sur les temps d’études et de suivi de chantier, des solutions constructives et des choix techniques non optimisés, des dossiers de consultation peu approfondis. Autant de facteurs qui entraînent un coût global et une sinistralité accrus, avec, pour conséquence, la production d’un cadre de vie médiocre. »

Cette multiplication d’ouvrages « d’éducation » montre bien la crispation qui est la nôtre quand nous devons répondre aux marchés publics !
C’est pourquoi nous, assistantes ayant à répondre quotidiennement à vos annonces, vous adressons à notre tour nos recommandations (car après tout, nous sommes bien placées pour en parler, et personne n’a encore songé à nous demander notre avis sur la question…) :

Bref, ON RÊVE :

Parce qu’un jour, peut-être, répondre aux appels d’offres ne sera plus une corvée mais une simple formalité.
Ce ne sera plus une activité chronophage et abrutissante.

La dématérialisation serait systématisée pour toutes les phases 1, via UNE plateforme unique au design agréable, simple d’utilisation, compatible MAC et PC sur laquelle tous nos documents seraient stockés en ligne, et on n’aurait qu’à communiquer un n° d’identifiant unique ? (Allez, au pire, cocher les références qu’on veut mettre en avant). 

L’annonce tiendrait au maximum sur 2 pages, avec toutes les infos utiles, sans aucune ambiguïté sur la formulation

L’annonce idéale, on l’a déjà parfois croisée.
C’est celle dont on comprend les enjeux d’une simple lecture en diagonal. Celle qu’on réécrirait intégralement si l’on voulait prendre en note les points essentiels et importants. Celle dont la clarté ne suscite aucune question d’interprétation ou de complément d’information.

Chers Maîtres d'Ouvrage, cette annonce, est-ce la vôtre ?

Télécharger « consultations darchitectes 1 charte 9 conseils »
Télécharger « mini guide pour bien choisir l'architecte et son équipe »

Vous avez sûrement vu passer au détour d'une annonce la mention d'un DUME parmi les documents à fournir.
Si vous aviez de la "chance", celui-ci était même fourni dans le DCE. Évidemment au format PDF, parce que la simplification c'est bien, mais il ne faudrait pas non plus exagérer.

Le DUME, qu'est-ce que c'est ? À quoi ça sert ?

DUME signifie Document Unique de Marchés Européens. Il s'agit d'une "déclaration sur l’honneur des opérateurs économiques servant de preuve a priori en lieu et place des certificats délivrés par des autorités publiques ou des tiers. Il vise à atténuer les lourdeurs administratives découlant de l’obligation de produire un nombre important de certificats ou d’autres documents en rapport avec les critères d’exclusion et de sélection."

En résumé, un DC1-DC2-QCM sensé simplifier la partie administrative de nos candidatures, élaboré également dans un souci de dématérialisation.

Initiative louable, mais ...

En pratique :

Première constatation... négative.
Bien qu'entré en service en janvier, le DUME joue les mystérieux, et se procurer un exemplaire dans un format évitable relève du parcours du combattant. Pour nous, mais également pour les maîtres d'ouvrage, qui nous collent généralement un exemplaire PDF protégé estampillé "Draft" (= brouillon!).
Forcément, cet exemplaire n'est pas complété... alors que les parties grisées devraient l'être ! 

Soyons francs, on a autre chose à faire que de compléter les encadrés sur fond gris ! Quant à compléter les nôtres... s'il s'agit d'un PDF non modifiable qu'il fait compléter à la main, je vous mets au défi de caser toutes vos informations dan les {......} prévus à cet effet !

Vous êtes l'auteur d'une infraction terroriste, de corruption, de blanchiment d'argent, ... ? Avouez ! Il vous faudra cocher "oui" (seulement si vous avez été inquiété pour ces faits, sinon chuuut !).

Préparez-vous à un document de 23 pages aux informations empilées les unes sous les autres. Ce qui est sûr, c'est que la mise en page austère n'est pas des plus inspirantes et en frustrera certains.

Les bonnes idées (parce qu'on ne va quand même pas faire que critiquer !) 

La possibilité de mentionner des liens internet pointant directement vers les documents justificatifs... une belle avancée !

Normalement, un DUME correctement renseigné serait quasiment le seul document à rendre :)

Autre bon point, la possibilité de réutiliser un DUME. 

Espérons que les maîtres d'ouvrage l'utilisent... et autrement qu'en nous collant un PDF inutilisable !

Télécharger le DUME en PDF
Télécharger le DUME en .odt

Sur le même sujet :

Le Moniteur : "Marchés publics, le DUME est sorti !"
Le Moniteur : "Point de vue - Le Dume : un document (enfin!) unique pour accéder aux marchés publics"
Ordre des architectes : "Dume : nouveau document de présentation des candidatures en marchés publics"

Vous aviez peut-être, comme moi, laissé échapper cette information ? Heureusement, M2BPO veille !

Voici donc les nouveaux formulaires DC1 et DC2, à jour au 31 mars 2016.

Télécharger « DC1-2016.doc »
Télécharger « notice-dc1-2016.pdf »

Télécharger « DC2-2016.doc »
Télécharger « notice-dc2-2016.pdf »

Changement également du DC3, formulaire d'attribution remplacé par le plus-évidemment-nommé ATTRI1, mais je doute qu'il ait grand intérêt pour vous ? En général on prie plutôt pour en recevoir un à notre nom que pour les remplir ^^.

Bref, si vous voulez un ATTRI1, ou vérifier sur un site officiel que je ne vous raconte pas n'importe quoi, c'est via le CEDEF (Centre de documentation Économie-Finances).

Quelles nouveautés ?

Sim-pli-fi-ca-tion. Et oui.

Pour la DC1 : 
La page 3 concernant l'attestation sur l'honneur est désormais réduite aux 2 points suivants : les interdictions de soumissionner, et les capacités.
Quant à la page 4, plus besoin de signature ! Celle-ci ne sera demandée qu'à l'attribution du marché (quand vous recevrez votre ATTR1).
Autant vous dire que ça va simplifier la vie de beaucoup de monde :)

Pour la DC2 :
A priori pas de gros changements. Il s'agit principalement de la modification de l'ordre et de l'appellation de certains paragraphes :
C1 : apparition de l'ICD pour les candidats étrangers, et la notion de personne physique a disparu.
C2 : diminution des cas particuliers
D : remplace l'ancien G
E : regroupe l'ancien D
F : nouvelle rubrique concernant les capacités techniques et professionnelles
G : remplace l'ancien E, + à nouveau l'ICD
H : remplace l'ancien F
Nb : L'ancien point D2 concernant le redressement judiciaire est intégré à la DC1.

Attention tout de même à bien relire et compléter vos informations, je n'ai pas encore pris le temps de tout détailler !

Et bien évidemment, si vous utilisez M2BPO, les nouveaux formulaires sont en ligne :)