Comme un écho à cet article d'Hélène du 6 juin qui nous comptait sa journée de la désespérance, en envoyant un petit skud gentil mais pas trop à nous autres BE ;), je souhaitais également faire part d'un ressenti que nous avons nous autres bureaux d'études.

Je lance donc un SOS d'un bureau d'études en détresse... face aux mandataires pas toujours au point. Je ne cherche pas spécialement à ouvrir un clivage archi/BE car la plupart du temps les choses se passent bien, voire très bien, mais il faut bien le dire, vous nous faites tourner en bourrique et on paye pour vos mauvais BE habituels. Et voici la plupart de nos réactions à la découverte de vos mails.

Je vais parler plus spécifiquement des appels d'offres, mais je sais que côté facturation c'est parfois la fête du slip chez les naturistes (mais c'est une autre histoire) 

Côté appels d'offres, comme je le disais, nous faisons les frais des mauvais bureaux d'études. Donc par défaut, les assistantes des archis pensent que, quoi qu'il arrive, nous allons envoyer un dossier bateau, le même pour tous sans réfléchir. Sauf qu'en fait non. Sachez-le, nous lisons les AAPC, RC et autres CCAP et comme vous nous nous arrachons les cheveux à la lecture des demandes de plus en plus farfelues des maîtrises d'ouvrages, des mises à jour de DC et autres excel non modifiables qui tuent des graphistes chaque année. Il nous arrive même parfois de vous apprendre ce qu'il faut faire dans le dossier : "non je n'ai pas envoyé deux dossiers parce que ça m'amuse mais parce que c'est demandé en double exemplaire", "non je ne fais pas l'acoustique pour la 10 000 ème fois", "les titres d'études ce sont les CV", "non nous n'avons pas les diplômes de nos ingénieurs", "oui la compétence ascenseur est reliée à la partie génie électrique mais je l'ai marqué en fait".

Et en plus des demandes farfelues des maîtrises d'ouvrage, chaque mandataire fonctionne à SA manière. Nous travaillons avec une trentaine d'agences différentes de façon régulière et il faut gérer vos envies : dématérialisé, relié, non relié, dossier administratif d'un côté, référence de l'autre, 10 jours avant minimum. Et à la première MOINDRE erreur de notre part au milieu des 50 appels d'offres, on se prend une mandale par mail comme si on était des incapables. 

Un autre point qui parfois nous rend dingues, c'est la constitution de l'équipe, je suis personnellement dans un TCE, je vous détaille toujours quelles compétences nous prenons et, parfois, face à des compétences spécifiques, vous me demandez "trouvez-nous quelqu'un". Mmmmh t'es mandataire ou pas ? Non parce que si je connais un spécialiste je veux bien te le donner et avec plaisir mais sinon en fait je te donne des noms que j'ai juste trouvé... sur Google ! Nous ne sommes pas Pages Jaunes Techniques donc quand nous disons "on ne connait malheureusement personne", finalisez vous même votre équipe... c'est à vous de choisir vos partenaires... et informer l'ensemble du groupement de qui prend quoi ! On se retrouve surpris en phase concours de voir les fluides ailleurs...

Nous préparons nos dossiers en amont, afin de vous laisser le temps de les finaliser, ce qui fait que la plupart du temps, quand vous vous mettez sur votre dossier, nous l'avons déjà archivé dans notre tête depuis longtemps ! Petit aperçu de vos méthodes : 

- soit vous appelez pour vérifier en direct avec nous que TOUS les documents sont dedans et vous nous faites perdre 20 minutes. On comprend que vous ayez été traumatisées de vous être fait virer d'une candidature pour un bilan manquant, mais restez cools et sachez que tout dans l'AAPC peut être sujet à interprétation... et que s'ils ne veulent pas de vous, ils trouveront toujours une faille

- soit vous nous appelez toutes les 10 minutes sur une matinée pour nous dire "je veux aussi ce doc", "il est où le pouvoir ?" "je viens de voir qu'ils demandent de la dépoll, je sais c'est pas obligatoire mais on fait quoi ?", "que pensez-vous de mettre plutôt cette compétence ou celle-la" ? Pitié... regroupez vos questions, appelez-nous une fois ou faites un mail !! 

- soit vous attendez la veille ou le jour du rendu pour nous demander de COMPLÉTER URGEMMENT NOTRE NOTE D'INTENTION VITE VITE VITE... et si l'assistante ose ne pas être disponible... on dit qu'on ne compte pas sur les BE... 

- ou alors d'autres aberrations comme "j'ai perdu votre dossier, envoyez un coursier pour m'en amener un nouveau" ... sérieusement ? ou "j'ai toujours pas eu votre dossier" mais en fait j'ai jamais dit qu'on partait ensemble là dessus... "passez-moi une copie numérique du dossier" s'il vous plait précisez-le avant... ou encore le "vous m'avez pas envoyé votre tableau, merci de"... et on transfère gentiment le mail avec le fameux tableau... envoyé 1 semaine avant

Vous allez me dire "ouais mais ils comprennent pas ce que c'est que de faire le dossier et de finaliser", sauf qu'en fait si... j'ai travaillé 3 ans dans deux agences d'architecture aux AO, l'une où on travaillait avec pleins de BE différents, l'autre avec systématiquement les mêmes... et oui j'ai bien vu que parfois les BE ne lisaient pas les AAPC et m'envoyaient des dossiers types à la pelle... et je peux vous dire que je suis tombée sur des assistantes qui ne comptaient pas se bouger pour m'envoyer la notice thermique dont j'avais besoin donc je vous comprend, mais comprenez aussi ce qui se passe de l'autre côté, quand le BE est compétent... !

Je ne parle ici que du côté technique, mais le relationnel est important. J'adore la plupart des assistantes d'archi avec qui je travaille, on s'appelle, on papote, on rigole on se serre les coudes. Mais combien estiment aussi qu'en tant qu'architecte mandataire il faut écraser le BE ? Par des mails arrogants "soyez vigilantes s'il vous plait", "envoyez-moi au plus vite cette attestation" (exit le BSVPM : bonjour, s'il vous plait, merci), et aussi le "merci de" . Et au téléphone... des ordres les uns après les autres, sans tenir compte de notre charge de travail parce que vous c'est tout de suite maintenant. Ne prenez pas les assistantes de BE pour des tartes, restez dans le respect.

Je pense que je ne vais pas m'attirer que des amis avec cet article ;) mais j'avais envie de soulever un point que sans doute vous ne voyez pas. Mais nous sommes pareilles :) comme vous nous ne faisons pas que les AO, mais le standard téléphonique, la communication, l'accueil, le courrier... comme vous on a des collègues arrogants qui estiment qu'on ne fait que le café, comme vous on lit des RC de plus en plus chiants.

Mais j'en profite quand même pour rendre hommage à toutes assistantes en or, avec qui je travaille tous les jours, qui savent se montrer polies et à l'écoute et à qui j'aurai toujours envie de rendre service en cas de galère ! Cœur sur vous !!