Voici l'été ... Avec cette chaleur, je vais ralentir un peu le rythme ! Bref, je ne vous garantis pas un article par semaine, mais sait-on jamais ...

Donc, comme je vous le disais, l'été est là. Si vous avez un peu de temps à consacrer au fameux archivage qu'on relègue toujours aux temps creux précédent les vacances, c'est une bonne chose !

Ci-joint un guide de conservation des archives, établi par l'Ordre des architectes, qui vous aidera sûrement à décider ce que vous pouvez jeter ou non :

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (Article L 211-1 du code du patrimoine)

La conservation de tels documents est essentielle à la vie des agences d’architecture. Il s’agit de se ménager des moyens de preuve pour faire face à toute réclamation et établir l’existence d’un droit ou l’exécution d’une obligation.

En matière de délais de conservation des archives, il n’existe pas de textes spécifiques à la profession. Les durées de conservation recommandées sont calquées sur les délais de prescription extinctive, au cours desquels en droit peut être revendiqué et la responsabilité de l’architecte engagée.

 Les délais de conservation des archives (mai-2011)

Vous allez certainement retrouver un ou deux papiers qui avaient miraculeusement "disparu" et serez ravi(e)s de récupérer un peu de place.

Je vous souhaite plein de courage pour cette tâche monumentale, mais nécessaire ... c'est fou ce qu'on peut entasser en quelque mois :(

Je reproduis ici un article paru hier sur le site de l'Ordre des architectes :

Assurances, charges sociales et fiscales
Vous rencontrez des difficultés pour régler vos primes d’assurances, pour faire face à vos charges sociales et fiscales ou autres dettes professionnelles : surtout, n’ignorez pas les relances de vos créanciers. Payez en priorité vos cotisations d’assurance professionnelle et d’assurance maladie pour vous permettre de continuer d’exercer votre profession en évitant les plus grands risques. Proposez un étalement des paiements à vos créanciers à la hauteur de vos possibilités. Bien souvent, un créancier préférera un échéancier sur plusieurs mois plutôt qu’une absence de paiement. Le Conseil régional de l’Ordre peut appuyer et soutenir votre demande d’étalement. Faites nous connaître les éventuelles réponses négatives à vos demandes afin que nous vous apportions cette aide.

Pour vos dettes fiscales et sociales, n’hésitez pas à saisir la commission départementale des chefs des services financiers qui pourra éventuellement vous accorder des délais de paiement. Pensez également à vous rapprocher de votre banquier pour négocier une autorisation de découvert ou des avances de trésorerie.

Charges salariales
Pensez à l’activité partielle qui permet d’alléger les charges de l’employeur tout en maintenant les emplois. Le prêt de main d’œuvre entre agences peut aussi aider à passer un cap. 

Pour simplifier les démarches administratives liées à l’établissement de la paie, utilisez le TESE (titre emploi service entreprise), service gratuit de l’URSSAF. Il suffit d’adhérer. Le principe : chaque mois, vous remplissez sur Internet les heures et le montant des salaires de vos salariés en CDD ou en CDI. Leurs bulletins de salaire vous sont alors envoyés et les cotisations sont prélevées automatiquement (www.letese.urssaf.fr). 

La formation de vos salariés est également un outil pour éviter des licenciements lors des périodes de baisse temporaire d’activité. 
Pensez à anticiper le coût d’un départ en retraite ou d’un licenciement. Sachez qu’il existe une “assurance licenciement/retraite“, qui prend en charge, après une période de carence, le paiement des indemnités de licenciement ou des indemnités de départ en retraite. 

Enfin, dans les cas les plus graves, sachez qu’il existe d’autres procédures que le licenciement économique mais, quel que soit votre choix, suivez scrupuleusement la réglementation et la convention collective des entreprises d’architecture.

Pensez aux procédures de sauvegarde des entreprises
Depuis 2006, les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire, jusque-là réservées aux sociétés sont ouvertes aux professions libérales, dont les architectes. Bien entendu, il ne suffit pas de déposer le bilan pour effacer les dettes, mais une procédure de sauvegarde ou de redressement judiciaire peut permettre de les geler pendant quelques mois, de “souffler“ pour mieux repartir. Ces procédures sont néanmoins à manier avec précaution : prenez conseil. L’Ordre y est partie prenante : il est présent aux audiences et apporte aux juges un éclairage expert sur la profession et la spécificité des soubresauts de son activité.

Formez-vous en continu ! Investissez sur votre capital humain
La baisse d’activité en temps de crise est paradoxalement une opportunité de capitaliser sur vous-même, de prendre ce temps disponible pour développer vos compétences, réactualiser vos connaissance et/ou repenser votre stratégie d’entreprise ou de carrière.
La formation continue pour les architectes est un droit. Vous cotisez chaque jour et pouvez donc solliciter des prises en charge financières dès que vous suivez une formation.

Ces actions de formation doivent être choisies en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés et peuvent aller : 
D’une actualisation de vos compétences sur des thèmes porteurs pour le développement de votre activité et l’attractivité de votre entreprise,
D’un élargissement du champ de vos missions/prestations : besoins de diagnostic de performance énergétique, expertises, AMO, programmation…
D’un accompagnement personnalisé pour repenser votre stratégie de carrière.

La formation en temps de crise est précieuse car elle sort de l’isolement, remet en perspective une activité elle permet l’actualisation de vos compétences et connaissances pour vous rendre plus attractif sur le marché. Ce sont également des moments d’échanges des bonnes pratiques entre pairs pour vous permettre de rebondir.

Suite à l'atelier de l'organisation de septembre 2014, j'avais évoqué dans ce billet la prochaine mise en place de travaux dirigés afin de permettre aux architectes de calculer le coût horaire de leurs prestations.

C'est chose faite! Prochain atelier le vendredi 6 mars, sur inscription. Attention, nombre de places limitées !

 Présentation de l'atelier par le CROAIF:

#1 Connaissez-vous votre taux horaire ?
      vendredi 6 mars 2015 à 8h45

Organisé par l’Ordre des architectes d’Île-de-France sous la direction d'Olivier Arene, conseiller et de Yann Gilbert, expert comptable et commissaire aux comptes

Dans un processus d’aide à la maitrise des coûts de l’agence d’architecture, ce TD a pour objectif de contribuer à l’amélioration des pratiques dans le respect du code des devoirs professionnels.
Conçu sous la forme de travaux dirigés, centrés sur des cas pratiques et personnalisés, ce module s’adresse à tous les architectes.

Les thèmes suivants seront abordés :
> Calcul des coûts de fonctionnement (Etape indispensable pour déterminer le coût horaire ou journée)
> Comment établir la MARGE ?
> Déterminer le COEFFICIENT DE STRUCTURE
> Etude d’un CAS CONCRET personnalisé : chaque participant pourra apporter ses éléments comptables d’un exercice révolu (2035, Grand Livre Comptable,…). A défaut, le travail se fera par simulation d’un exercice à venir.

Ce TD est prévu de 8h45 à 11h autour d'un petit-déjeuner permettant à l’architecte de rejoindre son agence en fin de matinée.

Attention places limitées : 10 participants maximum
De prochains TD sur ce sujet seront organisés dans les semaines à venir

Merci de confirmer votre présence par mail avant le vendredi 27 février
accueil@maisonarchitecture-idf.org
Un email vous confirmant l'enregistrement de votre inscription vous sera communiqué en retour

"La MAF? C'est bon, il y a le temps!"

Et si, pour changer, on s'y prenait en avance?
Et si on rassemblait les infos sans attendre les derniers jours, voire les dernières heures du mois de mars, en découvrant, angoissé(e), qu'on ne connaît pas le montant de travaux effectué au 31 décembre, ou la répartition exacte des parts des cotraitants... Et les attestations d'assurance? Elles sont où? Ah? je ne les avais pas demandées? (oups!) On est le 31 mars, le/la chef de projet du dossier Z est absent , personne ne peut vous renseigner et vous hésitez entre panique et grand moment de solitude.

Si les quelques lignes ci-dessus vous parlent: attention, c'est dans presque 2 mois ;)

Faites le point sur les faisabilités, les chantiers démarrés/en cours/clôturés. Listez les éléments nécessaires à votre déclaration, et faites le point sur les infos manquantes.
Si vous ne connaissez pas vos identifiants MAF, c'est le moment de les demander ou de les retrouver! Parmi les documents utiles que la MAF met à votre disposition, il y a une fiche-type* (dont je n'ai plus le nom sous la main, mais que je vous donne très vite, promis!) qui permet de synthétiser les informations nécessaires par projet. Une bonne base pour vos déclarations!

Si vous faites partie de celles et ceux qui ne sont pas ou plus affilié(e)s à la MAF, n'hésitez pas à réagir!
Peu ont franchi le pas en prenant une assurance pro différente, je serais curieuse de connaître votre ressenti par rapport à ça!

*Et oui, je suis Madames "Fiches"! 

L'Ordre des architectes a publié le 6 janvier dernier un article éponyme, dont je reprends ici le document joint.

Comme à chaque changement d'année, vous avez sûrement fait le bilan de ce que vous aviez facturé en 2014... et constaté des retards et/ou impayés.

Avez-vous déjà relancé votre maître d'ouvrage? Avant toute situation pré-contentieuse, un coup de fil aide souvent à débloquer la situation. Encore faut-il avoir le bon interlocuteur!

Si cette étape n'a pas abouti, il va malheureusement falloir passer aux choses sérieuses: relance formelle, mise en demeure, saisie du Conseil régional de l'Ordre etc. Conseils pratiques dans le document joint!

En tout cas, petit conseil pratique pour 2015: pour chaque projet, faites une fiche excel récapitulant les honoraires facturés (ceux payés, en attente, ceux ayant fait l'objet de relance...) et à facturer. Notez-y également les informations contractuelles (délais et conditions de paiement) ainsi que la personne à contacter chez le maître d'ouvrage, etc. 
Vous gagnerez ainsi un temps précieux en n'ayant pas à rechercher toutes ces informations à chaque facturation ou relance.

Télécharger « Conseils pratiques pour recouvrer vos honoraires - Bloc net 07 01 2015.pdf »

Nb: n'hésitez pas à me faire part de vos méthodes ou suggestions pour le suivi de vos honoraires!